Editura Bestpublishing

Ministerul Comunicaţiilor şi Societăţii Informaţionale

Ordinul nr. 500/2009
privind Normele tehnice şi metodologice pentru aplicarea Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activităţii electronice notariale

Publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I nr. 487 din 14 iulie 2009

În temeiul dispoziţiilor art. 4 alin. (1) pct. 57, ale art. 6 alin. (6) din Hotărârea Guvernului nr. 12/2009 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Comunicaţiilor şi Societăţii Informaţionale, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi ale Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activităţii electronice notariale,
ministrul comunicaţiilor şi societăţii informaţionale emite prezentul ordin.

Art. 1. - Se aprobă Normele tehnice şi metodologice pentru aplicarea Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activităţii electronice notariale, prevăzute în anexa care face parte integrantă din prezentul ordin.
Art. 2. - (1) La data intrării în vigoare a prezentului ordin se abrogă Ordinul ministrului comunicaţiilor şi tehnologiei informaţiei nr. 221/2005 privind aprobarea Normelor tehnice şi metodologice pentru aplicarea Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activităţii electronice notariale, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 534 din 23 iunie 2005.
(2) Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.

ANEXĂ

NORME TEHNICE ŞI METODOLOGICE
pentru aplicarea Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic
al activităţii electronice notariale

Dispoziţii generale
Art. 1. - Prezentele norme tehnice şi metodologice se aplică activităţii electronice notariale şi stabilesc condiţiile pentru autorizarea notarilor publici pentru efectuarea actelor notariale în formă electronică, precum şi normele de performanţă şi securitate cu privire la sistemele informatice utilizate de notarii publici, transmiterea documentelor electronice şi păstrarea acestora în arhive.
Art. 2. - În sensul prezentelor norme tehnice şi metodologice, termenii de mai jos au următoarele semnificaţii:
a) autoritate - autoritatea de reglementare şi supraveghere specială în domeniu, conform art. 25 din Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică şi art. 4 alin. (1) pct. 57 din Hotărârea Guvernului nr. 12/2009 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Comunicaţiilor şi Societăţii Informaţionale, cu modificările şi completările ulterioare;
b) registru - Registrul notarilor publici autorizaţi să efectueze acte notariale în formă electronică, care este constituit şi actualizat de autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu şi care cuprinde datele de identificare şi alte informaţii necesare cu privire la activitatea notarilor publici care efectuează acte notariale în formă electronică.
Art. 3. - În cadrul activităţii electronice notariale se utilizează certificate calificate, eliberate de furnizori de servicii de certificare care funcţionează în baza Legii nr. 455/2001, acreditaţi de autoritate, precum şi servicii de marcare temporală, furnizate conform Legii nr. 451/2004 privind marca temporală.
Art. 4. - Certificatul calificat utilizat de notarul public în activitatea electronică notarială va conţine menţiunea că acesta a fost eliberat în scopul prestării activităţii notariale.
Art. 5. - Certificatul calificat emis notarului public va conţine informaţiile privind biroul notarial, care se referă la:
a) denumirea biroului notarial în cadrul căruia notarul public îşi desfăşoară activitatea;
b) sediul biroului notarial, aşa cum sunt ele precizate în certificatul eliberat de curtea de apel în circumscripţia căreia notarul public îşi desfăşoară activitatea.
Art. 6. - Înscrierea de către furnizorii de servicii de certificare a informaţiilor prevăzute la art. 4 şi 5 se face în conformitate cu prevederile art. 18 alin. (4) din Legea nr. 455/2001, în baza certificatului eliberat de curtea de apel în circumscripţia căreia notarul public îşi desfăşoară activitatea.
Art. 7. - (1) Autorizaţia privind activitatea electronică notarială se emite pentru o perioadă de 3 ani, cu revizuirea anuală a condiţiilor tehnice stabilite la art. 7 alin. (2) lit. b), d), e), g), h) şi j) din Legea nr. 589/2004 privind regimul juridic al activităţilor electronice notariale, precum şi a celor prevăzute la art. 12 din prezentele norme tehnice şi metodologice.
(2) Verificările se fac de către:
a) auditori certificaţi de sisteme informatice, iar rezultatul verificărilor este prezentat autorităţii sub formă de opinie de audit;
b) agenţii de omologare agreate de autoritate.
Art. 8. - Autorizaţia emisă va avea forma prevăzută în anexa nr. 1 şi va fi expusă într-un loc vizibil în incinta biroului notarial.
Art. 9. - Documentaţia ce însoţeşte cererea de autorizare prevăzută în anexa nr. 2 cuprinde:
a) certificatul eliberat de curtea de apel în circumscripţia căreia notarul public îşi desfăşoară activitatea;
b) scrisoare de bonitate de la banca prin care notarul public îşi desfăşoară operaţiunile curente şi contract de asigurare profesională pentru activitatea desfăşurată;
c) descrierea tehnică a sistemului utilizat; lista dotărilor;
d) certificat de omologare a sistemului informatic;
e) politica de securitate privind activitatea electronică notarială;
f) codul de practici şi proceduri după care se desfăşoară activitatea electronică notarială;
g) lista resurselor umane implicate în exploatarea şi administrarea sistemului, cu evidenţierea experienţei şi competenţei acestora;
h) cererea de înregistrare în registru; modelul acestei cereri este prevăzut în anexa nr. 3.
Art. 10. - (1) După emiterea autorizaţiei, autoritatea include datele notarului public în registru şi generează pentru acesta un cod de identificare format prin alipirea indicativului N, a anului, lunii şi datei de începere a activităţii şi a numărului de ordine al notarului public.
(2) Datele necesare care însoţesc cererea de înregistrare în registru sunt prevăzute în anexa nr. 4.
(3) Conţinutul informaţional şi structura registrului sunt prevăzute în anexa nr. 5.
Art. 11. - În termen de 30 de zile de la primirea autorizaţiei în condiţiile art. 7, dar înainte de începerea activităţii electronice notariale, notarul public va prezenta autorităţii cheia publică aferentă certificatului ce va fi utilizat în această activitate.
Art. 12. - Pentru desfăşurarea activităţii electronice notariale, sistemul informatic utilizat trebuie să îndeplinească cerinţele privind:
a) asigurarea securităţii fizice;
b) protecţia antivirus;
c) asigurarea unui mecanism de autentificare a utilizatorilor;
d) asigurarea confidenţialităţii şi integrităţii comunicaţiilor, a datelor recepţionate, transmise şi stocate;
e) menţinerea unei arhive electronice locale;
f) menţinerea unui registru automatizat de audit care cuprinde evenimentele legate de utilizarea şi administrarea sistemului informatic; aceste informaţii vor fi păstrate pentru o perioadă de cel puţin 10 ani şi în arhiva de siguranţă;
g) accesul (eventual pe baze contractuale) la servicii calificate de arhivare electronică de siguranţă, unde va fi păstrată o copie a fiecărui act electronic notarial efectuat, o copie a registrului electronic al notarului public, prevăzut la art. 25 alin. (1) din Legea nr. 589/2004, precum şi o copie a registrului automatizat de audit menţionat la lit. f).
Art. 13 - (1) Serviciile calificate de arhivare electronică utilizate de notarii publici trebuie să respecte legislaţia referitoare la arhivarea documentelor notariale şi accesul la acestea, precum şi standardele recunoscute în domeniul managementului securităţii informaţiei şi al managementului înregistrărilor electronice.
(2) Pentru păstrarea sub formă criptată a documentelor în arhive, notarul public va depune cheia şi aplicaţia de decriptare la Uniunea Naţională a Notarilor Publici din România.
(3) Cheia şi aplicaţia de decriptare vor fi păstrate pe toată durata legală de păstrare a arhivelor. Cheia de decriptare se păstrează în condiţii de securitate corespunzătoare şi sub control dual al accesului.
Art. 14. - Standardele de referinţă pentru aprecierea securităţii unui sistem informatic şi a sistemului de management al securităţii informaţiei sunt ISO/IEC 15408/1999 (părţile 1, 2 şi 3), respectiv ISO 17799/2000, ultimele versiuni ale acestora sau standarde care le înlocuiesc.
Art. 15. - Pentru verificarea semnatarilor care solicită încheierea actelor notariale în formă electronică, notarul public trebuie să verifice cel puţin următoarele:
a) semnătura electronică extinsă a solicitantului se bazează pe un certificat calificat valabil, nerevocat şi nesuspendat de către furnizorul de servicii de certificare care l-a eliberat;
b) certificatul semnatarului nu a fost eliberat pe baza unui pseudonim;
c) data şi ora semnării documentului de către solicitant sunt afişate corect şi sunt credibile.
Art. 16. - Încheierea actelor notariale în formă electronică va fi precedată de un avertisment al sistemului informatic asupra operaţiunii ce urmează a fi efectuată şi se va realiza printr-un mecanism care presupune confirmarea expresă a notarului public.
Art. 17. - Încălcarea prevederilor prezentelor norme tehnice şi metodologice atrage retragerea autorizaţiei.
Art. 18. - Anexele nr. 1-5 fac parte integrantă din prezentele norme tehnice şi metodologice.

ANEXA Nr. 1
la normele tehnice şi metodologice

Având în vedere prevederile Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activităţii electronice notariale şi ale Normelor tehnice şi metodologice pentru aplicarea Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activităţii electronice notariale, aprobate prin Ordinul ministrului comunicaţiilor şi societăţii informaţionale nr. 500/2009,
în temeiul art. 4 alin. (1) pct. 57, al art. 6 alin. (6) din Hotărârea Guvernului nr. 12/2009 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Comunicaţiilor şi Societăţii Informaţionale, cu modificările şi completările ulterioare,
în baza Referatului Direcţiei1 ............ nr. ............,

ministrul comunicaţiilor şi societăţii informaţionale eliberează prezenta

AUTORIZAŢIE

. ......................................., notar public cu sediul în cadrul Biroului notarial ........................................, (adresa completă, inclusiv telefon şi fax) având Certificatul nr. .........................., eliberat de ................................, este autorizat să desfăşoare activitate electronică notarială, astfel cum este prevăzut în Legea nr. 589/2004.
Prezenta autorizaţie este valabilă până la ................................... .

Ministrul comunicaţiilor şi societăţii informaţionale,
      ...........................................................

Nr. ..............................
Data .............................

___________
1 Se va menţiona denumirea direcţiei de specialitate din cadrul Ministerului Comunicaţiilor şi Societăţii Informaţionale care îndeplineşte atribuţiile de punere în aplicare a Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activităţii electronice notariale.

ANEXA Nr. 2
la normele tehnice şi metodologice

FORMULAR
de solicitare către autoritatea de reglementare şi
supraveghere specializată în domeniu a autorizaţiei
pentru desfăşurarea activităţii electronice notariale

ÎNŞTIINŢARE-ANGAJAMENT

Subsemnatul, ..............................................., înştiinţez autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu (ARS) referitor la desfăşurarea activităţii electronice notariale menţionate în prezentul document, cu începere de la data de ............................................. (se va completa în mod obligatoriu data)
Mă angajez să îmi desfăşor activitatea în conformitate cu prevederile Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activităţii electronice notariale, pe care mă oblig să o respect întocmai atât în litera, cât şi în spiritul ei.
Mă oblig totodată să respect Normele tehnice şi metodologice pentru aplicarea Legii nr. 589/2004 privind regimul juridic al activităţii electronice notariale, precum şi standardele europene şi internaţionale în domeniu.
Mă angajez ca în termen de 30 de zile de la primirea autorizaţiei, dar înainte de începerea activităţii electronice notariale, să prezint autorităţii de reglementare şi supraveghere specializate în domeniu cheia publică aferentă certificatului ce va fi utilizat în această activitate.
Anexez la prezenta înştiinţare-angajament următoarea documentaţie:
1. certificatul eliberat de curtea de apel în circumscripţia căreia notarul public îşi desfăşoară activitatea;
2. scrisoarea de bonitate de la banca prin care notarul public îşi desfăşoară operaţiunile curente;
3. copia contractului de asigurare profesională pentru activitatea desfăşurată;
4. descrierea tehnică a sistemului utilizat; lista dotărilor;
5. certificatul de omologare a sistemului informatic utilizat în desfăşurarea activităţii electronice notariale;
6. politica de securitate privind activitatea electronică notarială;
7. codul de practici şi proceduri după care se desfăşoară activitatea electronică notarială;
8. lista resurselor umane implicate în exploatarea şi administrarea sistemului, cu evidenţierea experienţei şi competenţei acestora;
9. cererea de înscriere în Registrul notarilor publici autorizaţi să efectueze acte notariale în formă electronică.

        Notar public,                                                                  Din partea ARS
.....................................                                       Am primit documentaţia menţionată.

Data şi ora ....................................................................

ANEXA Nr. 3
la normele tehnice şi metodologice

Antetul biroului notarial în cadrul căruia îşi
desfăşoară activitatea notarul public
Data ........................

CERERE DE ÎNREGISTRARE

Subsemnatul, ................................., notar public cu sediul în cadrul Biroului notarial ..........................................................., (adresa completă, inclusiv telefon şi fax) având Certificatul nr. ......................................., eliberat de ....................................., solicit înregistrarea în Registrul notarilor publici autorizaţi să efectueze acte notariale în formă electronică şi acordarea codului de identificare.
Anexez la prezenta cerere de înregistrare documentaţia necesară înregistrării.

...............................................
(semnătura notarului public)

ANEXA Nr. 4
la normele tehnice şi metodologice

DOCUMENTAŢIA
necesară înregistrării în Registrul notarilor publici autorizaţi
să efectueze acte notariale în formă electronică

1. Numele şi prenumele notarului public
2. Denumirea biroului notarial în care îşi desfăşoară activitatea notarul public
3. Adresa (ţara, oraş, judeţ/sector, strada, număr, bloc, scara, etaj, apartament, cod poştal)
4. Telefon, fax, e-mail, adresa paginii web
5. Certificatul eliberat de curtea de apel în circumscripţia căreia notarul public îşi desfăşoară activitatea sau de Uniunea Naţională a Notarilor Publici din România
6. Descrierea politicii de securitate privind activitatea electronică notarială
7. Descrierea sistemelor utilizate pentru desfăşurarea activităţii electronice notariale
8. Codul de practici şi proceduri după care se desfăşoară activitatea electronică notarială
9. Banca prin care notarul public îşi desfăşoară operaţiunile curente
10. Numărul contului bancar
11. Atributele scrisorii de bonitate de la banca prin care notarul public îşi desfăşoară operaţiunile curente: numărul actului, data, eliberat de ........
12. Atributele contractului de asigurare profesională pentru activitatea desfăşurată: numărul actului, data, eliberat de ....
13. Atributele contractului de închiriere a sediului: numărul actului, data
14. Atributele actului de proprietate al sediului: numărul actului, data
15. Dovada privind achitarea obligaţiilor către stat, eliberată de organul fiscal competent, sau declaraţia pe propria răspundere
16. Categoriile de servicii destinate publicului (tipul de acte notariale care pot fi eliberate în forma electronică, procedurile de securitate utilizate)
17. Certificatul de omologare a sistemului informatic
18. Agenţia de omologare
19. Modalitatea de arhivare electronică (proprie sau prin contract)

La pct. 8 notarul public trebuie să se refere la:
a) descrierea practicilor, procedurilor şi sistemelor care asigură securitatea şi integritatea datelor şi accesul autorizat, permanent, la acestea;
b) descrierea modalităţii de arhivare electronică;
c) politicile de personal;
d) structura personalului;
e) orele de program;
f) lista dotărilor;
g) lista resurselor umane implicate în exploatarea şi în administrarea sistemului, cu evidenţierea experienţei şi a competenţei acestora.

ANEXA Nr. 5
la normele tehnice şi metodologice

CONŢINUTUL INFORMAŢIONAL ŞI STRUCTURA
Registrului notarilor publici autorizaţi să efectueze
acte notariale în formă electronică

1. Numărul de ordine al înregistrării
2. Numele şi prenumele notarului public
3. Codul de identificare a notarului public
4. Denumirea biroului notarial în care îşi desfăşoară activitatea
5. Adresa (ţara, oraş, judeţ/sector, strada, număr, bloc, scara, etaj, apartament, cod poştal)
6. Telefon, fax, e-mail, adresa paginii web
7. Certificatul eliberat de curtea de apel în circumscripţia căreia notarul public îşi desfăşoară activitatea sau de Uniunea Naţională a Notarilor Publici din România
8. Data la care a început activitatea de instrumentare a actelor notariale în formă electronică
9. Cheia publică a notarului public
10. Indicaţii privind furnizorul de certificate calificate, acreditat, care a emis certificatul notarului public
11. Descrierea politicii de securitate privind activitatea electronică notarială
12. Descrierea sistemelor utilizate pentru desfăşurarea activităţii electronice notariale
13. Codul de practici şi proceduri după care se desfăşoară activitatea electronică notarială
14. Banca prin care notarul public îşi desfăşoară operaţiunile curente
15. Numărul contului bancar
16. Atributele scrisorii de bonitate de la banca prin care notarul public îşi desfăşoară operaţiunile curente: numărul actului, data, eliberat de ....
17. Atributele contractului de asigurare profesională pentru activitatea desfăşurată: numărul actului, data, eliberat de ....
18. Atributele contractului de închiriere a sediului: numărul actului, data
19. Atributele actului de proprietate al sediului: numărul actului, data
20. Dovada privind achitarea obligaţiilor către stat, eliberată de organul fiscal competent, sau declaraţia pe propria răspundere
21. Categoriile de servicii destinate publicului (tipul de acte notariale care pot fi eliberate în formă electronică, procedurile de securitate utilizate)
22. Certificatul de omologare a sistemului informatic
23. Agenţia de omologare
24. Modalitatea de arhivare electronică (proprie sau prin contract)
25. Situaţii critice: câmp ce poate conţine referiri la ultima situaţie critică (de exemplu, întreruperea temporară a activităţii din cauza unor probleme tehnice, modificarea procedurilor, sancţiuni etc.)
26. Data şi ora ultimei actualizări
27. Data şi ora ultimei verificări
28. Situaţia notarului public (operaţional, suspendat, activitatea încetată)
29. Motivul suspendării/încetării activităţii (dacă este cazul)
30. Declaraţia care confirmă exactitatea informaţiilor de mai sus, semnată electronic de notarulpublic sau/şi de autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu
31. Identitatea operatorului din partea autorităţii de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu, care a introdus/modificat/şters înregistrarea
32. Un document înglobând toate datele anterioare, semnat electronic de operatorul din partea autorităţii de reglementare şi supraveghere specializate în domeniu, care a introdus înregistrarea

La pct. 13 notarul public trebuie să se refere la:
a) descrierea practicilor, procedurilor şi sistemelor care asigură securitatea şi integritatea datelor şi accesul autorizat, permanent, la acestea;
b) descrierea modalităţii de arhivare electronică;
c) politicile de personal;
d) structura personalului;
e) orele de program;
f) lista dotărilor;
g) lista resurselor umane implicate în exploatarea şi în administrarea sistemului, cu evidenţierea experienţei şi competenţei acestora.

BEST PUBLISHING - 22 iulie 2009